AVIVA-BERLIN.de im Mai 2024 - Beitrag vom 29.05.2018


Wie Projektmanagement vereinfacht werden kann
AVIVA-Redaktion

Projektmanagement kann definiert werden als die Gesamtheit von Aufgaben, Techniken und Mitteln, die nötig sind, um ein Projekt erfolgreich ablaufen zu lassen. Welche Hilfsmittel für erfolgreiches Projektmanagement wichtig sind, und warum Projektmanagement bei komplexen Aufgaben wichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Projektmanagement wird in mehrere Phasen gegliedert: Die erste Phase beinhaltet die Planung eines Projekts – das Projektteam wird bestimmt, Ziele gesetzt, Aufgaben verteilt, Ressourcen ermittelt. Nach der Planung erfolgt die Projektdurchführung – die/der Projektleiter*in überwacht den Ablauf und passt bei Abweichungen den bestehenden Projektplan an. Die Projektkontrolle bildet die letzte Phase eines Projekts. Fehler und Ergebnisse des gesamten Projektablaufs werden analysiert, um auf Grundlage dieser den nächsten Projektablauf zu optimieren.

Warum Projektmanagement wichtig ist



Unternehmen müssen schnell und flexibel agieren, um sich den ständig wandelnden Marktbedingungen und neuen technischen Innovationen anzupassen. Nur diejenigen, die mit diesen Veränderungen umgehen können, sind auf Dauer erfolgreich. Die sich dabei ergebenden Aufgaben sind komplex, sodass oft das Engagement aus verschiedenen Fachexpertisen für ein erfolgreiches Ergebnis benötigt wird. Innerhalb der Projektteams können Experten*innen aus unterschiedlichen Abteilungen gemeinsam arbeiten. Diese interdisziplinäre Kollaboration macht das Projektmanagement zu einer gewinnbringenden Arbeitsweise.

Was ein gutes Projektmanagement ausmacht



Für den Erfolg sind mehrere Faktoren von Bedeutung. Zu Beginn sollte bei einem neuen Projekt eine klare Zieldefinition vorliegen. Hierfür eignet sich die SMART-Methode, wonach Ziele immer "spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert" sein müssen. Auch spielt die Informationspolitik eine Rolle: Alle Mitglieder müssen von Beginn an gleichmäßig über das Projekt und seine Ziele informiert worden sein. Häufig stammen Fehler aus der Anfangsphase wenn das Projekt scheitert oder seine Ziele nicht erreicht werden. Zudem ist darauf zu achten, dass alle Beteiligten zumindest ein Grundverständnis von Projektmanagement haben - die leitenden Positionen sollten ausschließlich von erfahrenen Projektmanagern*innen besetzt werden. Ein weiterer Faktor ist die richtige Kommunikation. Diese sollte auf formalem Weg (Dokumentation und Protokolle), aber auch informell (Gespräche und Diskussionen) funktionieren. Kommunikationsmöglichkeiten außerhalb des offiziellen Rahmens (gemeinsamer Projektraum, Team-Event, Kaffee-Ecke etc.) fördern den Austausch. Doch nicht nur auf die Kommunikation innerhalb des Projektteams muss geachtet werden. Auch gegenüber der Führungsetage sollte regelmäßig berichtet und kommuniziert werden - für wichtige Entscheidungen und die Bereitstellung nötiger Ressourcen ist deren Unterstützung für den Projekterfolg essenziell.

Hilfsmittel für erfolgreiches Projektmanagement



Damit ein Projekt erfolgreich und zielorientiert ablaufen kann, bieten sich mehrere Hilfsmittel an. Diese unterstützen die Projektbeteiligten entweder über den gesamten Projektablauf hinweg oder sind nur für einen einzelnen Projektteil hilfreich. Ein Terminkalender über Google oder Outlook, auf den die Projektmitglieder zugreifen können, ermöglicht, dass alle Beteiligten die Kontrolle über den Zeitplan behalten. Meetings, Meilensteine, Deadlines und andere wichtige Termine können damit für alle ersichtlich eingetragen werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, bereits zu Anfang einen Projektstrukturplan in schriftlicher Form festzulegen. Auch dieser hilft, den Überblick zu wahren und enthält die Ziele, Termine, Aufgabenpakete, Ressourcen und Rahmenbedingungen des Projekts. Alle Projektmitglieder sollten auf den Projektstrukturplan beispielsweise über das Intranet zu jeder Zeit zugreifen können. Für kleinere Unternehmen oder Freelancer*innen, die in der Regel über geringere personelle Kapazitäten verfügen, ist es hilfreich, einen externen Büroservice zu engagieren. Während des gesamten Projektzeitraumes oder zu festgelegten Zeiten kann u.a. über ebuero ein Telefonservice für KMUs und Freelancer*innen eingerichtet werden, sodass die/der externe Dienstleister*in die eingehenden Anrufe entgegen nehmen kann. Unternehmer*innen werden nicht abgelenkt und gewinnen mehr Zeit, um sich vollständig auf das aktuelle Projekt zu konzentrieren.

Hilfreiche Tools beim Projektmanagement

Nicht nur eine gute Planung und das Know-how der Projektmitglieder macht ein erfolgreiches Projektmanagement aus. Der technischen Komponente kommt eine ebenso wichtige Bedeutung zu. Sogenannte Projektmanagement-Tools haben einen erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Produktivität eines Teams und seiner Mitglieder. Sie lassen sich während des gesamten Projektablaufs einsetzen und unterstützen bei der Planung, Ausführung, Kontrolle und einer erfolgreichen Realisierung des Projekts. Ebenso zur übergreifenden Kommunikation und Kooperation der einzelnen Teammitarbeiter*innen sollte auf derartige Tools nicht verzichtet werden. Durch ihre Funktionen ist es Projektmitgliedern nicht nur möglich, Ideen auszutauschen - auch die Überprüfung von Aufgaben, Meilensteinfortschritte, Überwachung des Budgets, Arbeitseinteilung sowie das Erkennen von Risiken oder Problemen lassen sich durch diese Tools verwirklichen. Vor allem im IT-Management kann der Einsatz dieser Tools und das damit einhergehende "agile Projektmanagement" beobachtet werden. Mit "agil" ist dabei der Ansatz gemeint, ein Projekt mit einem sich untereinander selbst organisierenden und interdisziplinären Projektteam step-by-step geordnet anzugehen.

Projektmanagement bietet eine gute Methode, um in fachübergreifender Teamarbeit innovativen Herausforderungen und Veränderungen angemessen zu begegnen. Der Einsatz von Hilfsmitteln und technischen Tools ermöglicht dabei, die einzelnen Projektmanagementprozesse zu vereinfachen - und damit die Projektergebnisse zu verbessern.



Weitere Infos unter:

Kostenloses Projektmanagement-Tool: asana.com/de

Kostenlose Software für Projektmanagement: www.meistertask.com/de

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